Odpowiednio wybrane dla naszej firmy może mieć ogromne znaczenie w przyszłej działalności i rozwoju. Dlatego warto kierować się jakością.Zabezpieczanie biura firmy
Wszyscy chcą czuć się bezpiecznie - zarówno we własnym domu, jak i w miejscach publicznych. Coraz więcej miast i instytucji posiada zainstalowane systemy monitorujące,...ale nie zawsze za ich pomocą da się znaleźć sprawcę kradzieży, czy tez pobicia. Bywa że jakość obrazu jest zbyt niska, by nie było żadnych wątpliwości. W takim razie, czy zainstalowanie takich urządzeń nie daje nam tylko jedynie} złudnego poczucia bezpieczeństwa?
Nie. Już sama zainstalować sobie taki systemogólnego bezpieczeństwa rzeczywiście się poprawia.
Definicja biura
Biuro (fr. bureau) to miejsce pracy pracowników administracyjnych instytucji lub firmy albo administracyjna instytucja, wykonująca właściwe sobie prace urzędnicze.
Podstawowe typy pomieszczeń pracy biurowej:
pomieszczenia indywidualne
biuro kombi1
wnętrza grupowe
wnętrze wielkoprzestrzenne.
Ilość powierzchni biura jako zespołu pomieszczeń służących pracownikom biurowym pracującym na stałe w biurze przypadająca na jedną osobę oznacza poziom zaludnienia biura.2
Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Biuro
Bezpieczeństwo pracy w biurze
Wspominałam już nie raz o tym, że nie tylko w branżach uznanych powszechnie za niebezpieczne (np. budownictwo) może dojść do wypadku. Reguły BHP dotyczą również pracy biurowej.
Trochę już o tym pisałam, przy omawianiu zagadnienia w dziedzinie edukacji. Zaznaczam od razu, że nie jestem specjalistką z branży, a moich tekstów nie należy traktować, jako źródło wiarygodnych informacji na temat na BHP. Są to po prostu przemyślenia, które czasami są bardzo luźno związane z tematem. Wracając do pracy biurowej. To co pozwala zaliczyć wykonywane działania do biurowej, to pozycja siedząca. Nie chodzi tutaj o pracę sensu stricto umysłową, ale właśnie o postawę, jaką w trakcie wykonywania różnych działań, przyjmujemy. Jest to dość racjonalne - przecież nie powiemy o dziewczynie roznoszącej kartki reklamowe, albo o ochroniarzu, że wykonuje pracę biurową :). Ale ochroniarz, którego zajęcie polega tylko na śledzeniu widoku z kamer ( a wiadomo, że taka osoba zazwyczaj zajmuje pozycję siedzącą), z punktu widzenia BHP ma pracę biurową. Cóż, nie zawsze kwalifikacja musi być bezbłędna.
Gdzie trzymać dokumenty w biurze?
Archiwizacja dokumentów to może być ciekawy temat. Mam jeszcze kilka użytecznych informacji.
Archiwizacja jest procesem polegającym na zabezpieczaniu i katalogowaniu dokumentów. Magazynuje się takie akta, których się już nie używa, jednak z powodu wymogów prawa, lub inne, dobrze jest je zachować. Miejscem przechowywania takich akt, jest archiwum. Wielkie instytucje, bądź duże firmy posiadają własne archiwa. Kolejna kwestia też jest związana z omawianym tematem.
Archiwizacja dokumentów ma swoje bardzo ważne przyczyny. Jeżeli prowadzimy dość sporą firmę, to są nam niezbędne w wypadku, gdy wymaga ich na przykład urząd skarbowy. Nie chodzi tylko o faktury, czy też rachunki. Ważne są wszelkie inne dokumenty. Jeżeli nie potrafimy poradzić sobie sami, należy skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która uporządkuje to za nas. Równie ciekawym i podobnym tematem jest też to co opiszę następnie.
Co zrobić kiedy mam w firmie bardzo dużo dokumentów, które nie są mi już potrzebne ale z uwagi na wymagania prawne muszę je przechowywać? Chyba najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest zorganizowanie sobie archiwum - aczkolwiek robienie tego we własnym zakresie pociąga za sobą spore koszty. Tak więc lepiej i taniej jest to przekazać do firmy zewnętrznej. Podobnie ma się następna sprawa.
Ciekawe prawda? Myślę, że jeszcze poruszę te zagadnienia w kolejnych artykułach.
Zanim założymy własną działalność gospodarczą
Zanim założymy własną działalność gospodarczą, musimy dobrze przeanalizować koszty. w wielu branżach niezbędne jest biuro, w którym można obsługiwać klientów. Biuro najlepiej jest wynająć, jednak zanim podpiszemy umowę, musimy być pewni, że to dobra decyzja.
Jeżeli potrzebujemy biura, to musimy się zastanowić nad jego lokalizacją - jest to jeden z najważniejszych aspektów, ponieważ klienci muszą jakoś do nas trafić. Oczywiście wiele zależy od tego, jaką działalność prowadzimy, nie zawsze warto inwestować w dobrą lokalizację. Zasadniczo im bliżej centrum, tym drożej. Czasami kwoty za wynajem biura mogą być za dużym obciążeniem dla nowo powstałej firmy, która nie wypracowuje jeszcze dochodów. Nie jest łatwo podjąć dobrą decyzję.